Spis z natury - dlaczego jest taki ważny?
Porady ekspertów | Księgowość 2009-09-29 08:04:06
Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.
Obowiązek przeprowadzenia rocznego spisu posiadanych aktywów i pasywów wynika z zapisów ustawy o rachunkowości to jednak nierozsądnym byłoby traktować inwentaryzację tylko i wyłącznie jako wypełnienie wymogów stawianych przez przepisy prawne. Nakład pracy, a tym samym znaczne koszty związane z inwentaryzacją, każą wymagać od niej więcej korzyści niż sam fakt jej przeprowadzenia.
Ważne jest zatem, aby podczas inwentaryzacji udało się pozyskać informacje – o charakterze zarządczym – które pozwolą usprawnić działanie firmy w przyszłości.
Ramy prawne
Wytyczne dotyczące inwentaryzacji zostały ujęcie w rozdziale 3 (art. 26 – 27) ustawy o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm). Zawiera on jedynie wskazanie jakimi metodami inwentaryzować poszczególne składniki aktywów i pasywów oraz jakie są obligatoryjne terminy jej przeprowadzania. Pozostałe wytyczne dotyczące inwentaryzacji wynikają z praktyki i nie są uregulowane żadnymi oficjalnymi normami (jednostka musi sama je ustalić i zapisać w instrukcji inwentaryzacyjnej).
Zgodnie z zapisami art. 26, ust. 1 inwentaryzacja przeprowadzania jest:
- drogą spisu ilości z natury,
- drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald,
- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
W niniejszym opracowaniu skupimy się na spisie z natury, jako najważniejszym elemencie inwentaryzacji.
Przebieg spisu
Spis z natury polega na kolejnym spisywaniu składników poszczególnych pól spisowych poprzez dokonywanie odpowiednich pomiarów tj. liczenia, ważenia, mierzenia lub szacowania ilości. W takim przypadku istotnym jest, aby składnik majątku został zinwentaryzowany z zastosowaniem prawidłowej jednostki miary. Niektóre składniki (dotyczy to głównie zapasów) mogą być ewidencjonowane z zastosowaniem różnych jednostek miar (choć jednolitość powinna dotyczyć danego asortymentu). Dotyczy to na przykład gwoździ, które mogą być magazynowane zarówno w sztukach, jak i w kilogramach. Warto zatem, jeżeli zespoły spisowe mogą mieć wątpliwości, aby arkusze spisowe zawierały już jednostki miary. Ograniczy to prawdopodobieństwo wystąpienia błędu podczas samego spisu i minimalizuje czas inwentaryzacji.
Spis z natury powinien być dokonywany w taki sposób aby ograniczone zostało ryzyko przeoczenia lub podwójnego spisania danego składnika majątku. Istnieje kilka sposobów minimalizacji tego ryzyka, przy czym główną zasadą jest, by spis dokonywany był po kolej tj. pozycja po pozycji. Najlepiej dokonywać spisu od lewej strony – od góry do dołu. Ważne jest, aby wszystkie zespoły stosowały tę samą procedurę (wskazaną i nauczoną na szkoleniu). Jednolita technika pracy ułatwia również kontrolę jej przestrzegania.
Jeżeli nie jest możliwe kolejne spisywanie składników należy przyjąć inną technikę identyfikacji zinwentaryzowanych elementów. Może to być na przykład oznaczanie opakowań flamastrem lub umieszczanie informacyjnej kartki.
Jeżeli dany składnik znajduje się w dużej ilości ma magazynie, a dodatkowo zapakowany jest w oryginalne (producenta) opakowania zbiorze to zasadniczo nie ma potrzeby sprawdzania faktycznej ilości wszystkich opakowań. Wystarczy dokonać weryfikacji ilości kilku wybranych (np. 10% całości opakowań), aby na tej podstawie zminimalizować występowanie ewentualnych braków.
Istotnym problemem podczas spisu z natury może być sposób szacowania niektórych składników majątku. Zasady ustalania ilości w drodze szacunku powinny zostać zapisane w instrukcji inwentaryzacyjnej. Zespoły spisowe powinny zostać poinstruowane o zasadach szacowania i metodzie dokonywania spisu. Jeżeli wymaga tego specyfika składnika (np. paliwa) powinno zostać ustalone dopuszczalne odchylenie od rzeczywistej ilości (norma), które nie stanowi różnicy inwentaryzacyjnej (tzw. błąd pomiaru). Zespoły spisowe nie mogą ustalać podczas spisu czy odchylenie mieści się w granicach błędu. Taka postawa – tj. dostępności do danych ewidencji księgowej – powinno skutkować unieważnieniem spisu.
Arkusz spisu z natury
Podstawą dokonywania spisu z natury jest arkusz spisowy. Przyjęło się, że powinien on zawierać co najmniej:
a) informacje organizacyjne:
- nazwę jednostki,
- nazwę lub numer pola spisowego,
- nazwę przedmiotu spisu (rodzaj składnika),
- imiona i nazwiska członków zespołu spisowego,
- imiona i nazwiska osób nadzorujących (kontrolujących),
- czas (data i godzin) dokonywania spisu.
b) zapisy dokonywane w trakcie spisu:
- numer kolejny,
- numer identyfikacyjny (indeks) spisywanego składnika majątku,
- nazwę składnika majątkowego,
- jednostkę miary,
- ilość ustaloną w trakcie spisu z natury,
- uwagi zespołu spisowego (np. informacja o obniżonej wartości spisywanego składnika majątku.
c) zapisy związane z zakończeniem spisu z natury:
- informację o liczbie dokonanych w danych arkuszu spisowym zapisów (np. „Spis z natury zakończono na pozycji numer...”),
- podpisy członków zespołów spisowych,
- podpisy osób odpowiedzialnych materialnie za spisywany składnik majątku, podpisanym oświadczeniem, że nie wnoszone są uwagi i zastrzeżeń do spisanych ilości.
Błędy podczas spisu
Przesłanek unieważnienia spisu z natury może być kilka. Najpoważniejszym zarzutem jest oczywiście wspomniana już wcześniej dostępność do systemowych wielkości magazynowych. W takim przypadku trudno mówić o spisie z natury – jest to bowiem raczej potwierdzenie stanu niż inwentaryzacja. Znając wielkości, które mają być otrzymane ryzyko nieprawidłowego zliczenia wzrasta wielokrotnie. Zespoły spisowe mogą również zaniechać spisu i przepisać wielkości z ewidencji. Dlatego każdorazowo w przypadku dostępności do stanów magazynowych spis z natury powinien zostać powtórzony. Taką decyzję podejmuje kierownik jednostki lub osoba przez niego delegowana.
Inną przyczyną podważenia spisu z natury jest brak możliwości ustalenia rzeczywistej ilości w przypadku stałego dostępu do magazynu. Idealnym rozwiązaniem jest zaniechanie wydawania i przyjmowania z i do magazynu na czas spisu, aczkolwiek w wielu jednostkach jest to niemożliwe. Rozwiązaniem w takich przypadkach może być załączanie do arkuszy spisowych dowodów RW lub PZ potwierdzających rozchód lub przychód w trakcie spisu lub ustanowienie tymczasowego magazynu, wydzielonego tylko na czas spisu. Należy dopilnować by dokumenty te przedstawiały wiarygodne wielkości. Składniki objęte przychodami lub rozchodami podczas spisu z natury powinny podlegać szczególnemu nadzorowi ze strony kontrolera.
Do ważnych przyczyn zakwestionowania poprawności spisu z natury może być również dokonywanie zliczeń nie przez zespoły spisowe, lecz przez osoby odpowiedzialne za mienie (magazynierów, kasjera). W takim przypadku możliwe jest świadome ukrycie rzeczywistej ilości np. poprzez wskazanie nieprawidłowej ilości zbiorczej np. z opakowania. Spis każdorazowo powinien być dokonywany przez zespoły spisowe. Osoba odpowiedzialna ma za zadanie wskazać oznaczenie składnika majątku, jego jednostkę oraz sposób pakowania w większe ilości. Powinien również weryfikować na bieżąco pracę zespołu, gdyż jest on odpowiedzialny za inwentaryzowane mienie.
Sam spis nie powinien ograniczać się do ustalenia faktycznej ilości. Dokonując przeglądu wszystkich składników majątku należy pokusić się o ustalenie ich faktycznej przydatności. Dla rzeczowych składników majątku (środków trwałych) należy ustalić ich przydatność do dalszego użytkowania (czy nie są połamane, nadmiernie zniszczone, zużyte technologicznie). Materiały i towary muszą zostać zinwentaryzowane główne pod względem ich terminu przydatności, uszkodzenia oraz „zestarzenia się”. Odpowiednie zapisy powinny zostać umieszczone w arkuszu spisu z natury w pozycji „uwagi”.
Organizacja magazynu może uniemożliwiać równoczesne spisanie wszystkich sztuk danego składnika i wpisanie ich w jedną pozycję arkusza spisowego. Pojedyncze sztuki mogą znajdować się w magazynie podręcznym, a zbiorcze opakowania w innych, czasami odległych, pomieszczeniach. W takim przypadku możliwe są następujące rozwiązania:
- na czas spisu umieszczenie tych samych składników w jednym miejscu (czasochłonne i możliwe do zastosowania tylko w małych magazynach),
- stosowanie brudnopisów (potęguje ryzyko nadużyć); brudnopisy muszą zostać dołączone do oryginalnego arkusza spisowego,
- umieszczanie dodatkowych obliczeń bezpośrednio na arkuszu spisowym, np. w kolumnie uwagi,
- pozostawienie obowiązku powiązania poszczególnych składników osobie dokonującej porównania wielkości spisanych z ewidencją magazynową (znacznie wydłuża czas oczekiwania po inwentaryzacji na wyniki).
Inwentaryzacja a zarządzanie
Ważnym etapem inwentaryzacji jest przeniesienie jej wyników na pole zarządzania firmą. Inwentaryzacja jest bardzo kosztownym przedsięwzięciem dla jednostki i trudno nie oczekiwać od niej czegoś więcej niż tylko wypełnienia wymogów ustawy o rachunkowości.
Wynikami przeprowadzonej inwentaryzacji, z punktu widzenia zarządzania firmą, mogą być na przykład:
- ocena kompetencji osób odpowiedzialnych materialnie za składniki majątku oraz osób przeprowadzających spisy,
- sprawdzenie ładu i porządku na magazynach,
- ocena rozwiązań logistycznych,
- analiza bezpieczeństwa przechowywanego mienia,
- kompletność rozliczenia transakcji,
- potwierdzenie prawidłowości prezentacji w sprawozdaniu finansowym istotnych pozycji aktywów i pasywów,
- potwierdzenie rzetelności spisu przez zewnętrzne organy (np. biegli rewidenci).
Jak widać główne informacje płyną z inwentaryzacji dokonywanej w drodze spisu z natury. Dlatego jest bardzo ważne, aby właśnie w tym elemencie inwentaryzacji dołożyć wszelakich starań, by wnioski nie zostały przemilczane lub zlekceważone.
WAŻNE
- spisowi z natury podlegają najczęściej składnik majątku o znacznej wartości,
- o ile to możliwe należy wstrzymać obrót magazynowy na czas spisu,
- należy tak przygotować spis, aby jego przeprowadzenie nie przedłużało się zbytnio w czasie,
- bezwzględnie należy uniemożliwić zespołom spisowym dostęp do danych z systemu,
- zliczenia ilości nie powinna dokonywać osoba odpowiedzialna materialnie,
- metoda spisu powinna uniemożliwiać przeoczenie lub podwójne spisanie składnika majątku,
- podczas spisu należy zwracać szczególną uwagę na zastosowanie właściwej jednostki miary,
- spis z natury to idealny czas na ocenę przydatności składników,
- nieocenioną rolę podczas spisu może odegrać kontroler,
- dobry spis z natury dostarcza cennych informacji o charakterze zarządczym.
Piotr Rybicki
biegły rewident
Źródło: opracowanie eksperta, © DlaFirmy.info.pl
Nie mogę zgodzić się z autorem tekstu, iż ideą spisu z natury jest poprawienie funkcjonowania firmy. Ustawodawca dąży do kontroli absolutnej nad ewidencją majątków przedsiębiorców. Do czego to może zostać wykorzystane:
- na wypadek wojny, wiadomo co komu zabrać
- dostęp do danych nieraz poufnych, co może rodzić zagrożenie wycieku informacji i wytworzenia przewagi konkurencyjnej zgodnie z zasadą "inspektor też człowiek"
- jedna z metod szacowania przyszłego PKB, zapasów
- czy podnieść podatki, czy nie
Do tematu inwentaryzacji większość podchodzi jak do jeża, bo jest to kłopotliwy obowiązek, bo zabiera czas którego dziś i tak niewiele mamy, bo często kończy się trudnym rozliczeniem. Firma w której pracuje od lat zajmuje się inwentaryzacjami i rozliczaniem spisów z natury. JKF to nie tylko solidny partner, ale też doradca. Mając sporą wiedzę z tego zakresu chętnie udzielamy wsparcia nawet w najmniejszych kłopotach. Zapraszam do kontaktu, pomogę - podpowiem - poduczę.
aleksandra@jkf.pl
