Jak organizować pracę firmy, by nią efektywnie zarządzać?
Porady ekspertów | Zarządzanie 2009-08-05 12:26:23
Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.
Organizacja pracy w firmie to duże wyzwanie dla menedżerów, zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i w dużych organizacjach skupiających kilkadziesiąt, czy kilkaset osób porozrzucanych po różnych częściach kraju, bądź świata.
Organizacje te różnią się miedzy sobą w wielu aspektach, do których zaliczyć można: wielkość, liczbę zatrudnionych osób, obrót, zysk, rentowność, rynki zbytu, otoczenie przedsiębiorstwa, profil działalności i oczywiście wiele innych.
Jednak praca skutecznego menedżera zarządzającego organizacją wygląda bardzo podobnie. Niezależnie bowiem od typu organizacji i jej wielkości przebiegają w niej zbliżone procesy organizacyjne i decyzyjne oraz rządzą nimi podobne prawa. Doświadczeni menedżerowie, którzy zarządzali wieloma organizacjami doskonale potrafią przenosić wzorce z jednych organizacji na inne. Umieją także zwracać baczną uwagę na słabe ogniwa poszczególnych procesów toczących się w danych skupiskach ludzkich.
Organizacja efektywnej pracy to zagadnienie dotyczące nie tylko menedżerów, ale również innych osób pracujących w firmie. Sprawność organizacji jest bowiem determinowana przez najsłabsze jej ogniwo.
Nie ma idealnej recepty na sprawne organizowanie pracy i efektywne zarządzanie firmą. Zasada Pareto uzmysławia nam między innymi, że 80% naszej działalności przyniesie nam tylko 20% korzyści. Kluczowe jednak staje się znalezienie owych 20% działań, które skutkować będą 80% efektów. Tak właśnie czynią ludzie uznawani za skutecznych menedżerów. Organizacja pracy w firmie, jak i działanie organizacji oparte jest o ludzi i relacje panujące między nimi. Jedyną cechą stałą takiego układu jest jego ciągła i nieustanna ewolucja.
Wiedząc o zjawiskach panujących w organizacji należy zacząć od obserwacji toczących się tam procesów. Dobrym rozwiązaniem jest ścisłe kontrolowanie realizacji celu – zadań od samego początku i wyznaczanie kolejnych etapów realizacji zadania Dzięki takiemu podejściu nie będziemy zaskoczeni, że nasze cele nie zostały zrealizowane. Nie będzie to wbrew pozorom ani czasochłonne, ani pracochłonne, a z czasem spowoduje, że ludzie sami będą pilnowali terminowości zadań. Brak kontroli nad realizacją zadań, niezależnie od szczebla zarządzania, powoduje nie tylko straty materialne, ale i spadek mobilizacji wśród poszczególnych pracowników, który to spadek z czasem obejmuje całą organizację. Duży nacisk należy również kłaść na poznanie relacji w zespołach – organizacji i w razie konieczności podjąć działania sprzyjające ich zacieśnianiu oraz eliminowaniu zjawisk niekorzystnych. Należy zdawać sobie sprawę, że procedury nie zapewniają sukcesu w zarządzaniu. Sukces zapewnia za to właściwe i terminowe wypełnianie procedur.
Menedżer to nie tylko, jak sądzą niektórzy, funkcja jaką pełni dana osoba w organizacji, ale zawód , którego można, a nawet trzeba się nauczyć. Tak jak trudno pozyskać dobrego specjalistę w danej dziedzinie, tak samo jest również w przypadku menedżerów. Trudność polega na tym, że umiejętności specjalisty można zweryfikować znacznie szybciej, natomiast na poznanie wartości menedżera potrzeba znacznie więcej czasu. O wiele wyższe są równie koszty błędów popełnianych przez menedżerów, którym brakuje odpowiednich kompetencji.
Rozwój zawodowy wiąże się z awansem, który w naturalny sposób, poza wyższymi zarobkami i statusem społecznym, często pociąga za sobą konieczność pracy z coraz to większą grupą ludzi oraz wywiązywanie się z większej liczby powierzanych zadań. Wraz z rozwojem zawodowym rośnie poziom umiejętności „twardych” (merytorycznych) bezpośrednio związanych z zawodem, jednak kompetencje „miękkie” (relacyjne) nie są najczęściej rozwijane tak aktywnie. Wiedza merytoryczna niejednokrotnie decyduje o awansie na wyższe stanowisko, ale to nie wystarcza, by na tym nowym stanowisku się utrzymać i w przyszłości awansować wyżej. Dotyczy to również sposobu postrzegania menedżera przez pracowników, współpracowników i zarząd. Także w tym przypadku w dużej mierze liczą się realne umiejętności zarządcze.
Zarządzanie sobą w czasie
W przypadku awansu w pierwszej kolejności musimy pomyśleć o nas samych. Nie można efektywnie zarządzać organizacją podczas, gdy w życiu osobistym nie potrafimy tego robić. Doba ma 24 godziny i trzeba ją umieć tak podzielić, aby na wszystko wystarczyło czasu. Są sytuacje kiedy trzeba więcej czasu poświęcić dużemu projektowi, nawet kosztem naszego relaksu, by wykonać terminowo zadanie, ale takie działanie nie może stać się naszym przyzwyczajeniem.
Ludzie, którzy twierdzą inaczej są poważnymi kandydatami do syndromu wypalenia zawodowego i pracoholizmu, który jest po prostu chorobą. Pomocne w racjonalnym zarządzaniu czasem staje się więc stworzenie planu na życie. Przeznaczmy wiec odpowiednią ilość czasu na sen, pracę, jedzenie, chwile zarezerwowane dla najbliższych i dla siebie oczywiście, aby realizować się również pozazawodowo.
Takie podejście sprawi, że lepiej będziemy rozumieć zarówno samych siebie, swoją rodzinę, jak i ważny element naszych rozważań – ludzi oraz zapewni nam zrównoważony rozwój w każdym obszarze naszej aktywności zawodowej i pozazawodowej.
Ludzie
Kluczowym elementem każdej organizacji są ludzie – z ich zdolnościami, zaletami, ale i wadami i słabościami. Mówiąc o zarządzaniu organizacją czy kierowaniu firmą mówimy o sprawnym komunikowaniu się z ludźmi. Poznając dobrze osoby, z którymi współpracujemy lepiej będziemy mogli delegować nasze zadania oraz dopasować poziom zadań do odpowiednich kompetencji naszych współpracowników czy podwładnych.
Kompetencje
Niezależnie od zajmowanego stanowiska, osoba je piastująca powinna posiadać kompetencje, aby je wykonywać. Im wyżej jesteśmy w hierarchii, tym bardziej nasze kompetencje powinny być rozwinięte. Oczywistym jest, że niektóre z nich nie są kluczowe dla danego stanowiska, inne- wręcz przeciwnie.
Jednakże tylko współistnienie tych kompetencji zapewni nam sukces w sprawnym zarządzaniu organizacją. Uzmysłowienie sobie swoich silnych i słabych stron oraz chęć samorozwoju to cechy, które wyróżniają efektywnych menedżerów. Do kluczowych kompetencji posiadanych przez osoby potrafiące sprawnie zarządzać należy zaliczyć wymienione niżej obszary:
- Umiejętność doboru pracowników- selekcja – zapewnia odpowiedni dobór kadr do danej organizacji czy komórki, tak, aby wykonywali oni odpowiednie zadania w odpowiednim czasie. Dzięki temu zespół będzie pracował sprawniej, wydajniej, efektywniej, a wytworzenie modelu partnerskiego wpłynie nie tylko na postawę moralną członków zespołu, ale również na większą samodzielność poszczególnych osób, jak i całego zespołu.
- Analiza –wielopłaszczyznowe podejście do problemów spowoduje postrzeganie ich jako możliwości poszukiwania dalszego rozwoju, jak i będzie nauką na przyszłość, aby zabezpieczać się przed wystąpieniem podobnych zdarzeń.
- Ewaluacja – zdawanie sobie sprawy z konieczności własnego rozwoju rozciąga się też na rozwój innych członków zespołu. Także oni, biorąc przykład z lidera, będą się doskonalić w powierzonych im obszarach.
- Umiejętności negocjacyjne – zdolność poszukiwania rozwiązań i przekonywania innych do ich słuszności, poprzez ukazywanie korzyści dla całego zespołu płyną.
- Menedżer- protektor i uzdrowiciel- to z kolei kompetencje, dzięki którym potencjalne zagrożenia zostaną szybko zauważone i zniwelowane, a niewłaściwe procesy zapoczątkowane w organizacji nie będą mogły się rozwinąć.
Cele
Sprawnie działająca firma – organizacja to taka, która realizuje swoje cele, zarówno te krótkoterminowe, jak i długoterminowe. Wyznaczenie celu to ważny element działalności każdej komórki w organizacji, którego dopełnieniem jest wyznaczenie terminu jego osiągnięcia.
Literatura podaje kilka metod określania celów, z którymi warto się zaznajomić. Uważam jednak, że cel z jego terminem osiągnięcia ustalonym w ramach pracy zespołowej: szef – podwładny daje niemal 90% szans na sprawne działanie organizacji. Elementem niezbędnym do kompleksowego wykonania zdania jest bowiem jego fizyczne zakończenie.
Podsumowanie
Organizacja pracy w firmie należy niewątpliwie do kadry zarządzającej i nie należy oczekiwać, że pracownicy będą dążyć samoistnie do zwiększenia swojej efektywności i wydajności. Dobrzy menedżerowie posiadający kompetencje wcześniej wymienione, zwracający uwagę na ludzi, stawiają jasne cele i egzekwują ich wykonanie, dzięki czemu postrzegani są jako skuteczni.
Celowo nie stosuję pojęcia „nowoczesny menedżer” ponieważ w obecnych warunkach bardziej zasadne wydaje się dokonanie podziału na dwie grupy – menedżerów i kierowników. Nie chodzi tu oczywiście o samo nazewnictwo, a raczej o kompetencje niezbędne do znalezienia się w jednej lub drugiej grupie.
Jest wiele metod wspomagających procesy zarządcze, ale służyć mogą one jedynie jako wsparcie, nie zastępując faktycznego zarządzania. Nie można nikomu doradzić czy wystarczy jedno zebranie na miesiąc dotyczące celów i ich realizacji, czy też trzeba codziennie pytać o postęp prac. Istotne jest, czy będziemy potrafili prawidłowo ocenić realizację celów i wysnuć odpowiednie wnioski, a kiedy to konieczne, sięgnąć po konsekwencje. Brak konsekwencji w przypadku braku realizacji celów powoduje bowiem, że daną organizacją nie można już zażądać efektywnie.
*****
Nota o autorze
Adam Władysław Moszyński- specjalista z zakresu zarządzania sprzedażą, dystrybucją i logistyką.
Wykształcenie techniczne umiejętnie łączy z praktycznymi umiejętnościami trenerskimi poświadczonymi podyplomowym certyfikatem Akademii Trenera.
Doświadczenie zawodowe zdobywał jako menedżer, m.in. w branży chemicznej, awansując od stanowiska handlowca, aż po dyrektora.
Posiada wiedzę i umiejętności z dziedziny wywierania wpływu i psychologii w biznesie.
Podyplomowo ukończył także Zarządzanie i marketing w przedsiębiorstwie.
Specjalista w zakresie zarządzania czasem.
http://www.wrzesiewski-miler.pl
Źródło: opracowanie autora, © DlaFirmy.info.pl
